Buchführungs-FAQ

Nachdem nun auch die doppelte Buchführung in Grundzügen vorgestellt ist, kommen wir zur Klärung einiger wichtiger Einzelaspekte:

Rechnungsabgrenzung

Frage: Was hat es mit der „Rechnungsabgrenzung“ auf sich, die weiter oben im Text erwähnt wird?

Antwort: Im Mittelpunkt der doppelten Buchführung steht die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns eines bestimmten Wirtschaftsjahres. Anders als bei der einfachen Buchführung werden dabei nicht die laufenden Einnahmen und Ausgaben zugrunde gelegt, sondern die Erträge und Aufwendungen, die dem betreffenden Geschäftsjahr verursachungsgerecht zuzuordnen sind. Der wertmäßige Betrag von Rechnungsabgrenzungsposten steht normalerweise ziemlich genau fest. Grundsätzlich sind vier Arten der Rechnungsabgrenzung möglich:

• Transitorische Rechnungsabgrenzung (Aufwand jetzt, Zahlung später): Die Lieferung oder Leistung wurde bereits erbracht, die Zahlung erfolgt erst im nächsten Jahr:
• Variante 1: Sie haben ihre Lieferung oder Leistung bereits erbracht, Sie sind Gläubiger, der Kunde zahlt später (= aktive Rechnungsabgrenzung, „ARA“).
• Variante 2: Der Kunde hat seine Lieferung oder Leistung bereits erbracht, der Kunde ist Gläubiger, Sie zahlen später (= passive Rechnungsabgrenzung, „PRA“).
• Antizipative Rechnungsabgrenzung (Zahlung jetzt, Aufwand / Ertrag später – die Erfolgswirksamkeit wird antizipiert = vorweggenommen): Die Zahlung ist bereits erfolgt, Lieferung oder Leistung erfolgt erst im nächsten Jahr:
• Variante 1: Sie haben bereits gezahlt, Sie sind der Leistungsgläubiger, der Kunde erbringt die Gegenleistung erst später (= sonstige Forderung).
• Variante 2: Der Kunde hat bereits gezahlt, er ist der Leistungsgläubiger, Sie erbringen die Gegenleistung erst später  (= sonstige Verbindlichkeit).

Die rechtliche Grundlage für Rechnungsabgrenzung findet sich in § 250 HGB:  „(1) Als Rechnungsabgrenzungsposten sind auf der Aktivseite Ausgaben vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Aufwand für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.
(2) Auf der Passivseite sind als Rechnungsabgrenzungsposten Einnahmen vor dem Abschlussstichtag auszuweisen, soweit sie Ertrag für eine bestimmte Zeit nach diesem Tag darstellen.“

Rückstellungen

Frage: Und was sind im Unterschied dazu „Rückstellungen“?

Antwort: Rückstellungen müssen gebildet werden, wenn sich aus dem abgelaufenen Wirtschaftsjahr Risiken ergeben, die in Zukunft voraussichtlich zu Verbindlichkeiten führen werden. Anders als bei Rechnungsabgrenzungs-Posten ist die genaue Höhe der späteren Zahlungsverpflichtung bei Rückstellungen aber noch nicht bekannt. Da es sich um potenzielle Verbindlichkeiten handelt, finden sich Rückstellungen auf der Passivseite (= rechte Seite) der Bilanz wieder. Sie gelten als Teil des Fremdkapitals. Rückstellungen werden zum Beispiel bei schwebende Gerichtsverfahren, bei Streitigkeiten mit dem Finanzamt oder auch für Garantie- oder Pensionszusagen gebildet. Rechtsgrundlage ist § 249 HGB: „Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden…“

Rücklagen

Frage: Und was ist dann der Unterschied zwischen Rückstellungen und „Rücklagen“?

Antwort: Anders als Rückstellungen sind Rücklagen Teil des Eigenkapitals. Im Wortsinn ergeben sich Rücklagen immer dann, wenn Gewinne nicht ausgeschüttet werden, sondern im Unternehmen verbleiben (= „thesauriert“, das heißt zum Unternehmens-„Schatz“ hinzugefügt werden). Normalerweise geschieht das durch schlichte Erhöhung des Eigenkapitalkontos. Werden in der Bilanz separat Rücklagen ausgewiesen (= „offene Rücklagen“), geht das in der Regel auf spezielle gesetzliche Vorschriften zurück.

So sind insbesondere Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH oder Aktiengesellschaften) gemäß § 272 HGB unter bestimmten Umständen verpflichtet, separat ausgewiesene Gewinnrücklagen zu bilden. Das gilt zum Beispiel dann, wenn Anteilseigner Einlagen zwar zugesagt, aber noch nicht in voller Höhe eingezahlt haben. Obwohl solche Rücklagen zum Eigenkapital gehören, dürfen die Unternehmen zum Schutz von Gläubigern und der übrigen Geschäftswelt nicht frei darüber verfügen. Da solche Rücklagen aus bereits versteuerten Mitteln gebildet werden, haben sie normalerweise keinen Einfluss auf den zu versteuernde Gewinn.

Jahresabschluss

Frage: Apropos Bilanz: Welchen Zweck hat der „Jahresabschluss“ und aus welchen Teilen besteht er?

Antwort: Der Jahresabschluss …

• informiert Geschäftspartner, Mitarbeiter, Finanzamt, andere Behörden und die Öffentlichkeit über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens,
• bildet bei Personen- und Kapitalgesellschaften die Grundlage für die Verteilung des erzielten Gewinns oder Verlusts und
• weist den zu versteuernden Gewinn aus.

Neben der Eröffnungs- und Schlussbilanz gehört die weiter oben bereits erläuterte „Gewinn- und Verlustrechnung“ (GuV) zum Jahresabschluss. In § 242 HGB heißt es: „(3) Die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluß.“ Die allgemeine Gliederungsgrundsätze für Bilanzen und GuV finden sich in § 265 HGB.

Geschäftsführer und Vorstände mittlerer und größerer Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH oder Aktiengesellschaften) müssen darüber hinaus gemäß § 264 HGB den Jahresabschluss ihres Unternehmens um einen „Anhang“ und einen „Lagebericht“ ergänzen:

• Im (eher „geschäftspolitischen“) Lagebericht machen die Unternehmen Angaben über Chancen und Risiken, geschäftliche Rahmenbedingungen, Chancen und Risiken sowie die Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage. In § 289 HGB heißt es dazu: „(1) Im Lagebericht sind der Geschäftsverlauf einschließlich des Geschäftsergebnisses und die Lage der Kapitalgesellschaft so darzustellen, dass ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt wird.“
• Im (eher „finanztechnischen“) Anhang legt das Unternehmen zum Beispiel seine Bilanzierungs- und Bewertungsverfahren offen, erläutert einzelne Bilanzpositionen, die zuvor aus Vereinfachungsgründen zusammengefasst wurden und macht genauere Angaben über außergewöhnliche Geschäfte sowie Geschäftsaussichten. Die gesetzliche Grundlage dieser Publikationspflicht (und zugleich die Ausnahmen von der Regel) findet sich ebenfalls in § 289 HGB.

Mit einem Jahresabschluss ist es zudem oft nicht getan ist: Da sich manche handels- und steuerrechtliche Bestimmungen im Detail unterscheiden, erstellen viele größere Unternehmen eine Steuerbilanz und eine gesonderte Handelsbilanz. Börsennotierte und international agierende Großunternehmern und Konzerne müssen darüber hinaus noch weitere spezielle Jahresabschlüsse aufstellen.

Betriebswirtschaftliche Auswertungen

Frage: Mein Steuerberater hat angekündigt, mir regelmäßig „Betriebswirtschaftliche Auswertungen“ (BWA) zukommen zu lassen: Was habe ich mir darunter vorzustellen?

Antwort: Bei den meist monatlich erstellten „Betriebswirtschaftlichen Auswertungen“ (BWA) handelt es sich um standardisierte Übersichten und Auswertungen der (kurzfristigen) Ertrags-, Vermögens- und Liquiditäts-Lage eines Unternehmens.

• Die darin enthaltene Gegenüberstellung der aktuellen Zahlen mit denen des Vormonats und des Vorjahres sorgen für mehr Transparent und ermöglichen dem Unternehmer die rechtzeitige Reaktion auf Schieflagen.
• Kennzahlen vergleichbarer Betriebe derselben Branche ermöglichen den Blick über den Tellerrand, eine Trendanalyse und – zumindest in gewissem Umfang – einen Leistungsvergleich.

In der Praxis werden die BWA außerdem vielfach als Informations- und Entscheidungsgrundlage bei Verhandlungen mit Kreditgebern und anderen Institutionen genutzt.

Summen- und Saldenliste

Frage: Mein Steuerberater sprach mich kürzlich auf eine „Summen- und Saldenliste“ an: Was hat es damit auf sich?

Antwort: Die Summen- und Saldenliste ist ein wichtiges Werkzeug aus der Buchführungspraxis. Darin werden alle Bestands- und Erfolgskonten zeilenweise mit folgenden Werten tabellarisch aufgeführt:

• Anfangsbestand laut Eröffnungsbilanz  (nur Bestandskonten),
• Summe der Kontenbewegungen im aktuellen Monat (getrennt nach Soll und Haben),
• Summe der Kontenbewegungen im laufenden Geschäftsjahr (getrennt nach Soll und Haben) sowie
• die aktuellen Endbestände (Salden) der Konten.

Die Summen- und Saldenliste liefert einen schnellen, komprimierten und aussagefähigen Kurzüberblick über die Kontobewegungen eines Jahres.

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